Renouvellements
Attention ceci est la version de Membri par contact. Si vos enregistrements principaux sont plutôt des comptes, rendez-vous ici
Les avis de renouvellements contiennent des informations semblables à celles que l'on retrouve dans l'abonnement, mais ce sont deux entités différentes. L'avis de renouvellement ne définit pas l'abonnement d'un contact. Il est utilisé pour confirmer qu'une entreprise souhaite se réinscrire à l'organisation après la fin de sa cotisation actuelle, ou pour apporter des modifications au moment du renouvellement.
1. Comprendre le processus de renouvellement
Pour pouvoir être efficace pendant la période des renouvellements, il faut d’abord savoir comment ceux-ci sont configurés dans l’environnement Membri365 de votre organisation.
| Types de configurations | Description |
|---|---|
| Avis de renouvellement | Le système envoie automatiquement un avis de renouvellement. Si l’avis est accepté, le système envoie une facture et l’organisation peut alors payer sa cotisation. On peut voir qu’un contact recevra un avis de renouvellement si le champ Renouvellement automatique (2) dans l’onglet Abonnement (1) de la fiche du contact indique Non. Si votre organisation envoi des avis, vous devrez faire le suivi des avis de renouvellement avant de faire celui des factures |
| Facture | Le système envoie automatiquement une facture de renouvellement. L’organisation peut directement payer sa cotisation. On peut voir qu’un contact recevra une facture si le champ Renouvellement automatique (2) dans l’onglet Abonnement (1) de la fiche du contact indique Oui. Dans ce cas vous ferez seulement le suivi des factures de renouvellement |
| Mixte | Les ensembles d’options d’abonnement n’ont pas tous le même type de configurations de renouvellement. Il faudra alors s'ajuster selon les configurations des différents types d'abonnement. Par exemple, il se peut que vous n'envoyiez pas d'avis de renouvellement à vos partenaires, mais que les membres réguliers en reçoivent. |
2. Faire le suivi des avis de renouvellement
Cette section regroupe tous les processus qui permettent de comprendre les avis de renouvellements et d'en faire le suivi.
Différencier l'avis de renouvellement et la cotisation
Les renouvellements contiennent des informations similaires à la cotisation, mais ce sont deux entités différentes.
Le renouvellement ne définit pas l’abonnement du contact. Il sert à confirmer qu’une entreprise désire se réabonner à votre organisation après la fin de sa cotisation actuelle, ou apporter des changements au moment du renouvellement. Il doit être approuvé ou refusé.
La cotisation contient toute l'information en lien avec l'abonnement en cours d'un membre. La cotisation est générée au moment où le renouvellement est accepté et devient active lorsque l'abonnement du membre est payé et que l'ancienne cotisation prend fin.
Accéder à un avis de renouvellement
L’avis de renouvellement est envoyé à un contact dont l’abonnement est près d’être échu. Le renouvellement est relié à l’abonnement d’un contact. Il est donc possible de le consulter directement dans l’onglet Abonnement (1) de la fiche d’un contact et de sélectionner le renouvellement envoyé juste au-dessus des cotisations (2).
Sinon, il est possible d’accéder à un avis en le sélectionnant dans un des tableaux de bord en lien avec les renouvellements. (3)
De plus, il est possible de voir la pièce jointe de l'avis de renouvellement qui a été envoyé à un contact par le biais de la Chronologie dans la fiche du contact en question. Sélectionnez la pièce jointe pour consulter un format pdf. (4)
Comprendre le statut d'un renouvellement
| Statuts | Définition |
|---|---|
| Envoyé | Le renouvellement a été envoyé au membre par courriel. Les membres ont la possibilité de l’accepter ou de demander à faire des changements à leur cotisation. Ce statut indique donc qu'il faut attendre que les membres contactés posent une action.Toutefois, Membri365 vous permet d’envoyer des courriels de rappel automatiquement ou manuellement aux contacts qui ont reçu leur renouvellement depuis un certain nombre de jours. |
| Demande de changement | Ce statut indique que le membre souhaite faire des changements en lien avec sa cotisation. Il faut alors contacter le membre pour savoir quels changements il désire faire à son abonnement. Une fois ces changements faits, il faut indiquer manuellement si le renouvellement est approuvé ou refuser. |
| Approuvé | Ce statut indique que le membre a accepté son renouvellement. Le système devrait alors lui faire parvenir une facture que le membre pourra payer pour renouveler sa cotisation. |
| Refusé | Le statut refusé est attribué à un renouvellement lorsqu’un contact vous confirme ne pas vouloir renouveler son abonnement. Comme le membre ne peut pas choisir cette option sur le formulaire de renouvellement, un membre de votre organisation doit manuellement indiquer que le renouvellement en question a été refusé par le membre. |
| Intervention requise | Le statut Intervention requise est relié au champ du même nom que l’on retrouve dans l’onglet Abonnement de la fiche du contact. Il faut qu’un membre de votre organisation indique qu’à la fin de la cotisation, une intervention est requise. La bonne pratique est également d’indiquer la nature de cette intervention pour la personne qui s’occupe des renouvellements dans le champ Raison de l’intervention requise. |
Gérer les tableaux de bord en lien avec le renouvellement
La première étape pour faire le suivi des renouvellements est de consulter les différents tableaux de bord qui s’y rapportent.
Rappelez-vous, comme pour tous les tableaux de bord, un tableau vide est un bon tableau. Pour les vider, il vous faudra approuver ou refuser les renouvellements. Il est possible de les approuver ou de les refuser un à un en sélectionnant l'avis de renouvellement d'un contact et en sélectionnant une deux deux options dans la barre d'outils.
Approuver ou refuser plusieurs renouvellements à la fois
Il est également possible d'accélérer le processus en utilisant les flux présents dans chaque tableau pour approuver ou refuser plusieurs renouvellements. Il suffit de sélectionner les renouvellements à valider en les cochant et de choisir un des deux flux suivants:
Suivez les liens dans les descriptions des différents tableaux pour consulter les actions à poser pour faire les suivis nécessaires
| Tableaux | Description |
|---|---|
| Renouvellements à rappeler | Vous trouverez ici tous les renouvellements auxquels vous devriez envoyer un rappel. |
| Demandes de modification de renouvellement | Cette liste contient tous les contacts qui ont signalé vouloir faire des modifications à leur abonnement. Il faut alors faire le suivi des changements à apporter au renouvellement. |
| Renouvellements sans réponse (plus de 7 jours) | Cette liste contient tous les contacts qui ont reçu leur avis de renouvellement depuis au moins 7 jours. |
| Renouvellements avec une intervention requise | Tous les contacts pour lesquels une intervention est requise. Il faut alors faire le suivi des interventions requises. |
| Renouvellement sans réponse (plus de 6 mois) | Tous les contacts qui ont reçu leur avis de renouvellement depuis au moins 6 mois. Idéalement, ce tableau serait vide. Il faut alors faire le suivi des contacts inactifs. |
| Renouvellements acceptés, mais impayés | Tous les contacts qui ont accepté le renouvellement et qui en sont maintenant à l’étape du paiement de leur cotisation. Il faut alors faire le suivi des factures impayées. |
| Tous les renouvellements actifs | Cette liste contient tous les contacts qui sont en processus de renouvellement. |
Envoyer un courriel de rappel
Il est possible de configurer l’envoi automatique d’un courriel de rappel. Toutefois, il est aussi possible de le faire manuellement.
Sélectionner les contacts auxquels envoyer un rappel dans le tableau de bord des Renouvellements à rappeler
Sélectionner le Flux Renvoyer l’avis de renouvellement
Faire le suivi des changements à apporter à un renouvellement
- Vérifier le tableau pour les demandes de modification de renouvellement
- Contacter la personne responsable de l’abonnement par courriel ou par téléphone (1-2)
De nouvelles fonctionnalités vous permettront bientôt d’avoir accès aux changements à faire à la cotisation.
- Ouvrir le renouvellement en question et faire les changements nécessaires à la nouvelle cotisation (3)
Consultez la section Mettre les détails de l'abonnement à jour pour avoir des explications plus complètes sur les diverses modifications en lien avec la prochaine cotisation d'un contact.
Enregistrer les changements (4)
Approuver ou refuser l'avis de renouvellement qui comporte les changements (5)
Si le contact souhaite faire des changements en lien avec sa nouvelle cotisation: Approuver
Si le renouvellement est approuvé, une facture est créée et envoyée automatique par courriel. Une nouvelle cotisation est aussi générée et sera en active lorsque le paiement sera reçu et que la cotisation en cours sera échue.
Si le contact ne souhaite plus être membre de votre organisation : Refuser
Si le renouvellement est refusé, le contact cesse d'être membre à la fin de la cotisation en cours. Le contact demeure toutefois dans votre base de données. S'il décidait de s'abonner dans le futur, vous pourrez faire une adhésion et sélectionner le contact en question.
Dans le cas d’un refus, compléter les champs de l’encadré Refus de renouvellement et indiquer la raison du refus.
Les raisons qui motivent un refus de renouvellement peuvent être créées pour ensuite être sélectionnées rapidement grâce au champ recherche.
Faire le suivi des interventions requises
Pour qu'un avis de renouvellement se retrouve dans ce tableau, il faut qu'une personne qui travaille pour votre organisation ait indiqué qu'une intervention est requise lors du processus de renouvellement. Cette intervention devrait être justifiée directement sur la fiche du contact en processus de renouvellement.
- Ouvrir la fiche d'un contact qui a le statut Intervention requise (1)
- Vérifier l'intervention à poser dans le champ Raison de L'intervention requise (3) dans l'onglet Abonnement (2)
Appliquer l'intervention/les changements directement sur l'avis de renouvellement
Approuver le renouvellement pour créer une facture et une cotisation en attente de paiement
Si l'intervention requise est que le contact ne souhaite pas renouveler, refusez le renouvellement. Le contact deviendra inactif à la fin de la cotisation en cours.
Faire le suivi des contacts inactifs
Le tableau de bord Renouvellements sans réponse (plus de 6 mois) contient tous les contacts qui n'ont pas répondu à l'avis de renouvellement. Idéalement, ce tableau resterait toujours vide parce que les suivis ont été faits auprès des contacts bien avant d'atteindre les 6 mois sans réponse.
Si toutefois vous avez des entrées dans ce tableau, voici les actions à prendre:
- S'assurer que le contact a été contacté en vérifiant l'historique des communications dans la chronologie du contact et du contact principal
Vous réussissez à rejoindre le contact et il souhaite renouveler
C'est peu probable, mais si cela vous arrivait, suivez le processus qui suit pour refuser son renouvellement quand même et faites l'adhésion de ce contact manuellement.
Il est simple de faire l'adhésion d'un contact existant et vous n'aurez pas à vous questionner sur les dates d'un renouvellement ou sur le montant à facturer. En effet, les dates se calculeront automatiquement et il sera possible de faire l'ajustement au prorata en un seul clic si vos renouvellements se font à date fixe.
- Refuser les renouvellements de ces contacts inactifs en les sélectionnant/cochant dans la liste et en utilisant le flux Refuser plusieurs renouvellements pour mettre fin au processus de renouvellement. Les contacts auront alors le statut inactif.
Faire des modifications à un renouvellement accepté
Lorsqu'un renouvellement est approuvé, le système crée deux documents:
Une nouvelle cotisation qui aura le statut en attente pour signifier qu'elle est en attente de paiement
Une facture pour permettre au contact de payer sa nouvelle cotisation
Dans un scénario idéal, une fois reçue, la facture est payée et la cotisation devient active au moment où l'ancienne se termine.
Si vous êtes en train de lire cette section c'est que votre scénario actuel ressemble à ceci : le renouvellement a été approuvé, la facture a été envoyée, mais on vous a contacté et l'on vous demande de faire des changements. Pour un tel scénario, les actions à prendre dépendent de la nature des changements à faire.
| Nature des changements | Actions à prendre |
|---|---|
| Les changements n'ont pas d'impact sur le prix de la facture | Faire les changements directement dans la cotisation en attente et attendre le paiement de cette cotisation. La cotisation se trouve dans la fiche d'un contact dans l'onglet Abonnement |
| Les changements ont un impact sur le prix de la facture | Il faut réinitialiser le renouvellement, y apporter les changements nécessaires et approuver à nouveau ce renouvellement pour générer une nouvelle facture. Le système s'occupera d'annuler la première facture qui s'était générée la première fois que le renouvellement a été accepté et les changements apparaîtront sur la nouvelle cotisation active. La marche à suivre pour accomplir chacune de ces étapes suit ce tableau. |
- Ouvrir le renouvellement à modifier (1)
- Sélectionner Réinitialiser dans la barre d'outils (2-3)
- Faire des changements nécessaires au type d'abonnement (4-5)
- Approuver le renouvellement (6)
La suite
- Une nouvelle cotisation en attente est générée
- L'ancienne facture est annulée
- Une nouvelle facture est envoyée au contact
3. Faire le suivi des factures de renouvellement
Lorsqu'un renouvellement est approuvé, une facture est générée et envoyée au contact. Une fois payée, cette facture entraîne l'activation de la cotisation du membre.
Idéalement, tous les membres de votre organisation paieraient leurs factures au moment de la réception, mais ce n'est pas toujour le cas.
Voici donc les différentes actions que vous aurez peut-être à poser pour faire le suivi de ces factures de renouvellement en attente de paiement.
Identifier les contacts qui n'ont pas payé leur facture de renouvellement
Voici deux méthodes pour identifier quels contacts ont une facture de renouvellement en attente de paiement:
1. Consulter le tableau Renouvellement acceptés mais impayés
- Aller dans la section
Tableaux de borddu menu principal (1) - Choisir la vue système
Renouvellements(2-3)
- Consulter de tableau
Renouvellement acceptés mais impayés(4)
Vous y trouverez la date de l'envoi de toutes les factures. Les hyperliens vous permettent de consulter la fiche du contact et de communiquer avec ce dernier.
2. Consulter toutes les factures de renouvellement en attente de paiement
- Aller dans la section
Facturesdu menu principal (1) - Choisir la vue système
Factures ouvertes(2-3)
- Filtrer la colonne
Type de facturepour afficher seulement les factures de renouvellement (4-5-6)
Renvoyer une facture par courriel
La deuxième étape est de renvoyer la facture de renouvellement par courriel à l'adresse appropriée. Pour y arriver, vous devez consulter la facture que vous désirez envoyée à nouveau. Voici deux façons d'y parvenir:
1. À partir de la fiche d'un contact
- Accéder à la fiche du contact qui vous intéresse
- Consulter l'onglet
Facturation - Sélectionner la facture de renouvellement en attente de paiement
- Sélectionner l'option
Renvoyer le courrieldans la barre d'outils
2. À partir de la liste des factures
- Dans la section
Facturesde menu principal rechercher la facture en attente de paiement d'un contact dans la liste des factures ouvertes (1 à 3) - Sélectionner la facture de renouvellement en attente de paiement (4)
- Sélectionner l'option
Renvoyer le courrieldans la barre d'outils (5)
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